При выходе на маркетплейс продавцу важно заранее определить, какие документы требуются на товар. Для одной продукции необходим сертификат соответствия, для другой — декларация, а часть товаров не подлежит обязательной оценке соответствия. В последнем случае может потребоваться отказное письмо для маркетплейсов — документ, подтверждающий, что заявленная продукция не относится к объектам обязательной сертификации или декларирования.
Отказное письмо не заменяет обязательный сертификат или декларацию и применяется только тогда, когда такая форма подтверждения для товара не предусмотрена.
Зачем маркетплейсы запрашивают документы
Площадки могут проверять сведения о товаре и запрашивать документы, подтверждающие законность его реализации. Требование может появиться при создании карточки, модерации или уже после начала продаж.
Обычно возможны три ситуации:
- товар подлежит обязательной сертификации;
- для товара требуется декларация соответствия;
- обязательная сертификация и декларирование не предусмотрены — тогда может использоваться письмо о необязательной сертификации.
Определять нужный документ только по названию товара нельзя. Значение могут иметь назначение, материал, состав, возраст пользователя, технические характеристики, код ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД2 и область действия технических регламентов.
Когда нужен сертификат
Сертификат соответствия требуется, если для конкретной продукции нормативными актами или техническими регламентами установлена именно такая форма обязательного подтверждения соответствия. В этом случае заменить сертификат отказным письмом нельзя.
Когда требуется декларация
Для части продукции подтверждение соответствия проводится в форме декларирования. Сертификат и декларация — разные документы, а выбор между ними определяется требованиями к конкретной товарной группе, а не желанием продавца.
Если товар подлежит обязательному декларированию, отказное письмо не является альтернативой декларации. Сначала необходимо правильно определить продукцию и применимые к ней требования.
Когда оформляют отказное письмо
Отказное письмо оформляют, когда установлено, что продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию в рассматриваемой системе оценки соответствия. Его также могут называть информационным письмом или письмом о необязательной сертификации.
В документе обычно указывают заявителя, перечень продукции, основные идентифицирующие сведения и основание, по которому обязательное подтверждение соответствия не требуется. Такое письмо помогает объяснить, почему продавец не предоставляет номер сертификата или декларации.
При этом отсутствие обязательной сертификации не означает полного отсутствия требований. Для отдельных товаров могут действовать правила обязательной маркировки, государственной регистрации, требования к этикетке, составу, пожарной или иной безопасности.
Отказное письмо для Wildberries
Отказное письмо Wildberries может потребоваться, если площадка запросила документы, а товар действительно не подлежит обязательной сертификации или декларированию. При этом порядок проверки зависит от категории товара и текущих правил маркетплейса.
Перед загрузкой документа стоит проверить правильность категории, назначения и характеристик товара. Наименование продукции в письме должно позволять сопоставить документ с карточкой. Если для конкретной категории требуется обязательный разрешительный документ, отказное письмо использовать вместо него нельзя.
Отказное письмо для Ozon
Отказное письмо Ozon применяется по той же логике: оно подтверждает отсутствие обязанности оформлять сертификат или декларацию, а не качество товара в целом. При запросе документов важно установить, какой именно документ требуется для выбранной категории.
Правила Ozon могут обновляться, поэтому перед загрузкой письма следует сверить актуальные требования и проверить соответствие документа карточке товара.
Карточка товара и отказное письмо
Частая причина отклонения документов — расхождение между письмом и карточкой. Например, в документе указано общее наименование товара, а в карточке он описан как детский, электрический или предназначенный для контакта с пищевой продукцией. Такие признаки могут влиять на требования к оценке соответствия.
Перед публикацией карточки желательно проверить:
- категорию и назначение товара;
- наименование, модель и артикул;
- материал или состав;
- возрастную категорию, если она важна;
- основные технические характеристики;
- изготовителя и страну происхождения.
Какие сведения нужны для оформления
Для подготовки отказного письма обычно требуются реквизиты компании или ИП, наименование и назначение продукции, состав или материал, модели и артикулы, сведения об изготовителе, фотографии, описание или техническая документация. При наличии передаются коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД2.
Что делать, если маркетплейс отклонил документ
Отклонение отказного письма ещё не означает, что товар обязательно подлежит сертификации. Причиной может быть неверная категория, несовпадение наименований, отсутствие модели или бренда, недостаточно точное описание продукции либо требование площадки предоставить другой тип документа.
В такой ситуации рекомендуется:
- изучить комментарий модерации или ответ поддержки;
- сопоставить сведения карточки и отказного письма;
- повторно проверить применимые технические регламенты и перечни;
- при необходимости исправить документ или оформить обязательный сертификат либо декларацию;
- после устранения расхождений повторно направить документы.
Что важно учитывать продавцу
Задача отказного письма — документально подтвердить, почему для конкретной продукции не требуется сертификат или декларация. Поэтому его оформление начинается с идентификации товара и анализа действующих требований, а не с заполнения универсального шаблона.
Если продукция действительно не подлежит обязательному подтверждению соответствия, грамотно оформленное письмо помогает обосновать отсутствие разрешительных документов. Однако маркетплейс самостоятельно определяет порядок проверки и формат принимаемых документов. Правила Wildberries, Ozon и других площадок могут меняться, поэтому перед публикацией товара необходимо сверять их актуальные требования.
