Отказное письмо — это информационный документ, подтверждающий, что конкретная продукция не относится к товарам, для которых установлена обязательная сертификация или декларирование соответствия. Его оформляют после идентификации товара: учитывают назначение, состав, характеристики, код ТН ВЭД ЕАЭС и при необходимости ОКПД 2, а затем сопоставляют эти сведения с техническими регламентами ЕАЭС и действующими перечнями.
В России при определении необходимости обязательного подтверждения соответствия учитываются, в частности, технические регламенты ЕАЭС и перечни продукции, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 2425. Поэтому решение нельзя принимать только по названию товара: важны его фактические свойства и область применения.
Важно: отказное письмо не является «разрешением на продажу» и не заменяет обязательные документы, если они действительно требуются. Оно объясняет, почему для указанной продукции не нужен сертификат или декларация в рамках рассмотренных требований.
Что подтверждает отказное письмо
Основная задача документа — зафиксировать результат идентификации продукции. В письме обычно указываются заявитель, наименования товаров, их характеристики или назначение, классификационные коды и нормативные основания, по которым сделан вывод.
Документ может подтверждать, что на конкретный товар не распространяется обязательная форма подтверждения соответствия по определенному техническому регламенту либо что продукция отсутствует в применимых национальных перечнях. Это позволяет объяснить контрагенту, торговой площадке или заказчику, почему у товара нет обязательного сертификата или декларации.
Чего отказное письмо не подтверждает
Отказное письмо не подтверждает качество продукции, ее безопасность, потребительские свойства или соответствие ГОСТ. При его оформлении не проводится тот комплекс испытаний, который предусмотрен процедурами обязательной оценки соответствия.
Нельзя автоматически распространять письмо на любые товары с похожим названием. Значение имеют назначение, материал, состав, возраст пользователя, технические характеристики и код ТН ВЭД ЕАЭС. Внешне похожие изделия могут регулироваться совершенно по-разному.
Кроме того, отсутствие необходимости в сертификате или декларации еще не означает отсутствия других обязательных процедур. Для отдельных категорий продукции могут требоваться государственная регистрация, регистрационное удостоверение, документы в области пожарной безопасности, ветеринарные или фитосанитарные документы, обязательная маркировка и другие подтверждения.
Поэтому отказное письмо нельзя считать универсальным документом, который автоматически дает право производить, импортировать или продавать любую указанную в нем продукцию.
Для чего нужно отказное письмо
Получить отказное письмо целесообразно, если обязательная сертификация или декларирование продукции не предусмотрены, но этот факт необходимо подтвердить документально. На практике письмо чаще всего используется:
- при поставках в розничные и оптовые торговые сети;
- при работе с маркетплейсами;
- при заключении договоров с крупными заказчиками;
- при участии в закупках;
- в отдельных ситуациях при таможенном оформлении;
- при ответе на запрос покупателя, контрагента или службы контроля качества.
Отказное письмо в торговле
В розничной или оптовой торговле покупатель и контрагент могут запросить документы о соответствии даже на товар, который не подлежит обязательной сертификации. Отказное письмо позволяет аргументированно ответить на такой запрос и показать, что статус продукции был предварительно проверен.
При этом наличие письма не освобождает продавца от требований к маркировке, информации для потребителя, безопасности продукции и соблюдения других обязательных норм.
Отказное письмо для маркетплейсов
Маркетплейсы могут запрашивать документы при создании карточки товара, ее модерации или проверке продавца. Если для продукции действительно не предусмотрен обязательный сертификат или декларация, в ряде случаев площадке предоставляют отказное письмо на продукцию.
Однако внутренние требования маркетплейсов различаются. Площадка может дополнительно запросить информацию о составе, назначении и производителе либо иной документ, предусмотренный для конкретной категории товара. Поэтому отказное письмо не гарантирует автоматическое прохождение модерации и не заменяет обязательную документацию.
Отказное письмо при таможенном оформлении
При импорте особое значение имеет правильная классификация товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Если продукция подлежит обязательной оценке соответствия, при таможенном оформлении в предусмотренных законодательством случаях необходимо указывать сведения о соответствующих документах.
Если импортер считает, что сертификат или декларация для товара не требуются, отказное письмо может использоваться как дополнительное обоснование этой позиции. Однако оно не связывает таможенный орган и не исключает проверку кода, назначения, состава и характеристик продукции.
Если в результате проверки будет установлено, что товар подпадает под технический регламент или другой обязательный режим, необходимо оформить соответствующий документ независимо от наличия ранее полученного отказного письма.
Какие документы нужны для получения отказного письма
Комплект зависит от конкретной продукции. Как правило, заявителю необходимо предоставить:
- наименование и подробное описание товара;
- назначение и область применения;
- состав, материал или основные технические характеристики;
- код ТН ВЭД ЕАЭС, если он уже определен;
- код ОКПД 2 — при необходимости;
- сведения о производителе;
- каталог, паспорт, инструкцию, техническое описание или фотографии;
- реквизиты заявителя.
Чем точнее идентифицирован товар, тем обоснованнее будет результат проверки. Формулировки вроде «аксессуары», «сувениры» или «товары для дома» часто слишком широкие: внутри одной товарной группы могут находиться изделия с разными требованиями.
Кто оформляет отказное письмо
На практике такие документы оформляют органы по сертификации и профильные центры после анализа продукции и нормативной базы. Если письмо требуется для конкретного маркетплейса, крупного заказчика или внешнеэкономической операции, желательно заранее уточнить требования получателя к организации, выдавшей документ.
Единой государственной формы обычного отказного письма не установлено. Оно носит информационный характер и не является сертификатом или декларацией о соответствии.
Срок действия отказного письма
У отказного письма нет единого универсального срока действия, аналогичного сроку действия сертификата. Срок может быть указан выдавшей его организацией либо документ применяется до изменения нормативной базы, характеристик продукции или исходных данных, на основании которых был сделан вывод.
Если изменились состав товара, его назначение, код ТН ВЭД, применимый технический регламент или перечень продукции, статус следует проверить повторно. Это особенно важно для регулярных поставок.
Сколько товаров можно включить в одно отказное письмо
В одно письмо можно включить несколько наименований, если каждый товар можно однозначно идентифицировать и определить его статус. Универсального законодательного ограничения на количество позиций для такого информационного документа нет.
Если продукция значительно различается по назначению, составу или кодам ТН ВЭД, практичнее разделить ее на несколько документов. Так письмо будет понятнее для контрагентов и снизится вероятность неоднозначного толкования.
Чем отказное письмо отличается от сертификата и декларации
Сертификат соответствия и декларация о соответствии применяются тогда, когда продукция подпадает под обязательные требования и законодательством предусмотрена соответствующая форма подтверждения соответствия. Они подтверждают выполнение установленных требований и оформляются в установленном порядке.
Отказное письмо выполняет принципиально другую функцию. Оно не подтверждает соответствие товара требованиям, а сообщает, что обязательная сертификация или декларирование для указанной продукции в рамках рассмотренных нормативных актов не установлены.
Поэтому эти документы нельзя выбирать по желанию заявителя. Если товар подлежит обязательной сертификации, заменить сертификат отказным письмом нельзя. Если законодательство требует декларацию о соответствии, отказное письмо также не может использоваться вместо нее.
Как получить отказное письмо на продукцию
Чтобы получить отказное письмо, заявитель передает специалистам сведения о товаре. Затем проводится идентификация продукции, определяется ее назначение и классификационные коды, анализируются технические регламенты и действующие перечни. По результатам проверки оформляется письмо с описанием продукции и нормативным обоснованием.
При оформлении важно анализировать не только коммерческое название, но и фактические свойства товара. Грамотно подготовленное отказное письмо помогает снять вопросы со стороны покупателей, маркетплейсов, торговых сетей и контрагентов, однако применяется только в пределах содержащегося в нем вывода. Если для продукции законодательством предусмотрен сертификат, декларация или иной обязательный документ, наличие отказного письма от этой обязанности не освобождает.
